Proyecto Transporte de Carga Sustentable (TCS): Gestionar los costos en un sector altamente competitivo

El proyecto Transporte de Carga Sustentable (TCS), liderado por ITPC (Intergremial de Transporte Profesional de Carga), comenzó en febrero de 2018, siendo el organismo ejecutor el CINOI (Centro de Innovación en Organización Industrial), de la Universidad de Montevideo. Cuenta con financiamiento de ANDE y el apoyo del MTOP mediante el suministro de datos e información.

El proyecto apunta a distintas áreas de la empresa transportista, como la eficiencia energética, la gestión de la empresa y la contabilidad de costos. Las dos primeras fueron discutidas en artículos anteriores, mientras que la última será tratada a continuación.

La actualidad del transporte de carga presenta un panorama de fuerte competencia, debido a la alta atomización del sector. Un sector atomizado es uno compuesto por numerosas empresas, ninguna de las cuales ejerce una influencia preponderante. Según datos del MTOP, en 2018 había 5272 empresas registradas para transporte profesional, de las cuales el 83,3% poseían cinco o menos vehículos a tracción ⁽¹⁾. El exceso de oferta resulta en que muchas empresas hayan manifestado ser tomadoras de precios: esto significa que no tienen el poder para negociar sus propios precios, sino que deben adaptarse a aquellos fijados por el mercado. También existe dificultad para trabajar con contratos por escrito, lo que dificulta la planificación a mediano plazo y genera incertidumbre.

La utilidad (ganancia o pérdida) de una actividad queda determinada como la diferencia entre el precio y los costos. Por lo tanto, un transportista que se enfrenta a precios fijados por el mercado tiene la obligación de trabajar sobre sus costos si quiere mejorar su margen de ganancia. Pero la evolución de los costos del transporte no ha sido favorable: entre 2010 y 2018 crecieron 80% según el índice de costos del transporte (ICT) ⁽²⁾, mientras que las tarifas de referencia del MTOP lo hicieron solo un 60%⁽³⁾.

Entonces, ¿qué puede hacer el empresario para permanecer económicamente sustentable? En ese problema se encuentra trabajando el proyecto TCS, con el objetivo de generar soluciones en base a documentos y herramientas de información para la mejor toma de decisiones. Si bien es verdad que los costos dependen, en gran medida, de factores ajenos a la empresa, suele existir un margen posible de reducción debido a la gestión. Este solo puede alcanzarse mediante un proceso sistemático y continuo de planificación, acción, evaluación y mejora.

No cabe duda de que la identificación y cálculo preciso de los costos es el primer paso en el camino de la eficiencia. La medición no solamente sirve para decidir si un viaje será o no rentable, sino para detectar aquellos factores de costos más relevantes y sobre ellos enfocar las acciones de mejora. “Lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no mejora se degrada siempre”, es una frase atribuida usualmente al físico Lord Kelvin, que resume el concepto de medición como base de la gestión.

Para ello, en el marco del proyecto se ha desarrollado una herramienta de cálculo de costos, que ya fue presentada en distintos talleres de difusión a lo largo del país y se encuentra disponible de forma gratuita para ser utilizada por las empresas transportistas. De ella se hablará a continuación.

Herramienta

La herramienta de cálculo de costos fue desarrollada como una planilla Excel, que mediante distintas hojas de trabajo (pestañas) utiliza fórmulas personalizadas (macros) para calcular el costo total y por kilómetro de un único viaje, según una serie de datos introducidos por el usuario. Se eligió Excel como plataforma por ser un programa muy utilizado para la gestión de empresas medianas y pequeñas.

Contiene una introducción y un glosario donde se definen algunos de los términos usados, pero el usuario puede pasar directamente al cálculo. En la pestaña “Características Operativas” se deben introducir datos relativos al viaje, como los kilómetros de recorrido, la duración de la carga y descarga, el rendimiento del vehículo, entre otros. Luego hay una pestaña llamada “Precios” donde se encuentran los valores monetarios de distintos factores que influyen en el costo del viaje, como el diesel, los salarios y la cotización del dólar. Finalmente, en la pestaña “Supuestos” se pueden modificar algunas hipótesis de cálculo como el rendimiento de las cubiertas y la frecuencia del cambio de aceite.

Es importante mencionar que la herramienta realiza un cálculo exhaustivo, considerando costos que pueden no ser tenidos en cuenta normalmente, y distribuyéndolos entre los kilómetros recorridos por el vehículo. Ejemplos de ellos son la amortización de los vehículos, los costos de gestión de riesgos y los intereses sobre el financiamiento. De este modo, la herramienta sirve también como referencia para que el transportista no olvide ningún factor de costo a la hora de cotizar un viaje.

Finalmente, en la pestaña de resultados, la herramienta devuelve el costo total del viaje, el costo por kilómetro y por kilómetro-tonelada. También disgrega todos los factores de costo y sus porcentajes relativos al total. Así, por ejemplo, el costo de un viaje puede estar constituido en un 40% por el combustible, 20% por costos de mano de obra, 10% por amortización y el porcentaje restante por otros costos.

Una funcionalidad interesante de la herramienta es la posibilidad de indicar si el viaje de vuelta es con o sin carga. Si es con carga, se asume que la vuelta se calcula como un viaje separado, y la planilla considera solamente los costos asociados a la ida. La situación particular se da cuando la vuelta es vacía (que suele ser la mayoría de los casos de la realidad): en ese caso, los costos asociados a la vuelta se agregan al costo del viaje, y su monto es indicado como un rubro separado. Los viajes sin carga son la principal ineficiencia en el transporte carretero nacional. Implican gasto de combustible y tiempo, sin generar ingresos. La herramienta refleja esta realidad permitiendo evaluar su peso sobre el costo total.
Manual

Como complemento de la herramienta, se redactó un manual de buenas prácticas de economía de la empresa. Este forma parte de una serie de manuales sobre distintas temáticas que están siendo desarrollados por el proyecto TCS, y que apuntan a todos los empresarios del transporte sin importar el tamaño de su empresa. En particular, el manual de economía introduce conceptos financieros y contables, proponiendo hábitos saludables para alcanzar la sustentabilidad económica.

El manual se divide en capítulos, abarcando diferentes temáticas. Los temas tratados incluyen los estados financieros básicos (balance general, estado de resultados, entre otros), consideraciones para calcular el costo de un flete, decisiones de financiamiento y políticas de precios. Dicho manual será publicado en los próximos meses.

Si desea recibir una copia de la herramienta, el manual, o cualquier otro material que haya sido realizado en el marco del proyecto, no dude en contactarse por correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., o directamente con ITPC. Cualquier comentario o sugerencia será muy valorada y servirá para enriquecer el proyecto y sus resultados.

1.- CINOI, Informe “Caracterización del Sector Transporte de Carga Carretero”, 2018. Disponible en fium.um.edu.uy/propuesta-academica/proyecto_tcs/
2.- www.intergremial.com/site/index.php/secciones-importantes/item-indice-costos
3.- www.mtop.gub.uy/precios-de-referencia